A) Soumission de matériel publicitaire

1. Les frais facturés pour la révision de tout matériel publicitaire soumis sont conformes à la grille tarifaire publiée annuellement. Les factures sont émises après l’achèvement de la première révision. Les frais demandés sont pour la révision en vue d’un préagrément et non pour l’agrément final du matériel.

2. Le CCPP traitera tout le matériel soumis de façon confidentielle à moins d’indication contraire du promoteur.

3. Le CCPP fera l’évaluation finale de la catégorie à laquelle appartient le matériel, à des fins de facturation.

4. Chaque Système publicitaire et promotionnel doit être soumis séparément à des fins de préagrément.

B) Exigences en vue d’un préagrément

1. Tout le matériel soumis est évalué par le CCPP qui, au besoin, demande conseil
2. Le préagrément est conditionnel à la conformité à toutes les exigences applicables au Code d’agrément de la publicité du CCPP.
3. Le promoteur doit fournir un formulaire de soumission avec l’indication de l’approbation d’un dirigeant des services médical, réglementaire ou de conformité de l’entreprise commanditaire, avant la soumission au CCPP. Cela confirmera que le Systèmes publicitaire et promotionnel est conforme au libellé de l’Autorisation de mise sur le marché et que les allégations et/ou toute citation directe utilisées sont étayées par des références qui respectent les normes du Code. 
4. Les données internes doivent être mises à la disposition du Commissaire et l’annonceur ou l’auteur peuvent les classifier en tant que « confidentielles » en attendant leur publication.

5. Des copies de toutes les sources citées en référence dans un Système publicitaire et promotionnel doivent être fournis au Commissaire pour une vérification des allégations et/ou des citations.

C) Échéanciers et exigences

1.  Le CCPP s’efforce de fournir des commentaires à la suite de la première révision de préagrément dans un délai de 10 jours ouvrables après la réception de la soumission complète dans les bureaux du CCPP. Le CCPP ne commencera pas le processus de révision tant qu’il n’aura pas reçu toute la documentation nécessaire.
   
   Consultez la Liste de vérification de la première soumission et la Liste de vérification des références avant d’envoyer votre matériel. 

D) Durée d’un préagrément

1. La durée réelle maximale du préagrément d’une publicité est de 12 mois.

2. Toutes les publicités dont la présentation est prévue après la période de 12 mois doivent être soumises de nouveau pour préagrément au moins 6 semaines avant la fin de la période de préagrément applicable.

3. Dans des cas spéciaux, par exemple un ajustement à un nouveau calendrier publicitaire de 12 mois ou un retard dans la production de nouveau matériel, le commissaire peut prolonger la validité du préagrément au-delà de la période de 12 mois. Ces prolongations sans frais sont restreintes à une période maximale de deux (2) mois consécutifs. Toute prolongation de plus de deux (2) mois est facturée au plein prix pour ce type de SPP.

E) Systèmes publicitaires et promotionnels agréés

1. Le CCPP confirme par écrit l’agrément d’un système publicitaire et promotionnel à l’entreprise ou à l’agence qui l’a soumis. Les SPP agréés par le CCPP se voient attribuer un code d’identification qui comprend le sigle du CCPP, le numéro d’enregistrement du SPP, le type de SPP, la ou les langue(s) et la période de 12 mois de validité du préagrément. 

2. Le code d’identification doit être inclus dans toute commande d’insertion pour l’information des éditeurs.

3. Le logo du CCPP doit figurer dans les sections du placard publicitaire et des Renseignements posologiques des annonces.

F) Systèmes publicitaires et promotionnels refusés

1. SPP proposé qui a besoin de corrections

Tout SPP jugé inacceptable par les réviseurs du CCPP à la première soumission, à la soumission après révision ou à la soumission après expiration de la durée de validité d’un préagrément, est retourné à l'annonceur. Une note d'accompagnement précise les points remis en question et les portions du SPP qui doivent être modifiées ainsi qu’une explication du fondement de la décision négative.

2. Clarification des décisions sur les révisions

Une clarification ultérieure de la décision du réviseur sera fournie sur demande, par téléphone ou par écrit. Sous réserve de la disponibilité des réviseurs et de leur charge de travail, les réviseurs peuvent acquiescer à une demande de réunion avec l'annonceur au bureau du CCPP si le processus de révision s'en trouve facilité. Il est possible que des frais soient applicables dans certains cas. Consulter la grille tarifaire.

Il est possible d’amener les décisions sur les révisions à l’échelon supérieur, soit le chef des services de révision, en suivant la marche à suivre suivante : après avoir discuté d’un commentaire écrit sur la révision avec le réviseur du CCPP, avoir répondu à ce commentaire par écrit et avoir reçu une lettre subséquente du CCPP sur le même sujet, le promoteur peut choisir de demander une téléconférence avec le chef du service de révision pour clarifier la question. 

G) Retrait du préagrément

1. Conditions du retrait du préagrément

Le commissaire peut retirer à tout moment le préagrément du CCPP et demander la suspension de la publication d’un Système publicitaire et promotionnel (SPP) pour les raisons suivantes : en raison d’une plainte retenue en vertu de l’article Plaintes et appels cas dans lesquels des avis réglementaires ou médicaux indépendants suggèrent que les allégations pourraient représenter un danger imminent ou important pour la santé; instructions du Conseil d’administration ; nouvelles données mises en lumière et jugées importantes par le commissaire; erreur ou omission de faits. Pour effectuer le retrait de l’agrément, le commissaire doit écrire à l’annonceur pour l’informer du retrait du préagrément et lui en expliquer les raisons. Cette lettre doit aussi comporter un calendrier précisant la date à laquelle l’utilisation du matériel doit cesser. Ce calendrier est déterminé par le commissaire, en accord avec l'annonceur, de façon que l'échéance soit raisonnable et tienne compte des contraintes opérationnelles de l'annonceur.

2. Obligations de l’annonceur relativement au retrait de l’agrément d’un SPP

En cas de retrait par le CCPP de l'agrément d'un SPP au cours de sa période de validité et en l'absence d'appel de la décision en vertu du droit de faire appel, l'annonceur doit prendre les mesures nécessaires pour arrêter la publication ou l'utilisation du SPP en cause selon le calendrier établi par le commissaire ou, à défaut d'un calendrier, le plus tôt possible. Le SPP en cause doit être révisé et soumis à nouveau au préagrément du CCPP avant que sa distribution puisse reprendre. Le commissaire du CCPP doit juger les modifications apportées acceptables avant que le SPP puisse être utilisé.